「講演会・講師決定」から講演会開催までの手順を紹介

講師が決定してから講演会当日までも、やるべきことはたくさんあります。まず電話のみの講演依頼しか行っていない場合は、正式な書面にて依頼文書を送るようにしましょう。「日時」「会場」「テーマ」「講演料金」などの間違いがあってはならない項目は、なるべく形の残るようにして伝えなければいけません。また、この依頼文書を送る際に、レジュメ参考例や講師の略歴記入用紙なども同封して、確認と返信をしてもらえれば、レジュメ作りもスムーズです。このほか、本当に必要ならば事前に打ち合わせを希望しても良いでしょう。どのような講演を希望しているのかは、なかなか電話や文書だけでは伝わりにくいものです。講師は多忙なことが多く、あくまで理想的ではありますが、一度でも事前打ち合わせができればベストと言えるでしょう。その際、単なる挨拶だけの打ち合わせでは、講師の迷惑になりかねないので要注意です。これ以外にも、必要であれば講師が使用する交通機関と宿泊先の手配をしなければいけませんし、講演日の2,3日前には必ず電話で一度スケジュール確認をしておきましょう。