講演会に限らず、物事を進める上で重要なことに「段取り」があります。段取りとは「事を運ぶための順序。事がうまく運ぶように、前もって手順をととのえること。手はず(大辞林より)」ということ。そして、この段取りの重要性を物語るように「段取り七分(または八分)」という言葉があります。これは、段取りがしっかりと整えば、その仕事や作業の七割(または八割)が終了したのも同然ということを物語るものです。講演会においても、この「段取り七分(八分)」は当てはまります。講演会当日というのは、思いのほか何もできないものです。当然ながら、当日に比べて講演会前日までのほうが、時間は膨大に存在しています。この時間を有効的に利用して、しっかりと段取りを進行しておくことが、講演会が成功する方法の一つ目に当たります。段取りにやりすぎということは存在しません。納得のいくまで準備して、悔いのない当日を迎えるようにしましょう。

講演会前日までに比べれば、驚くほどできることの少ない当日。しかし、ここでの失敗は講演会全体の失敗に直結してしまいます。最後まで細心の注意を!
講演者の話が終われば、ホッと一息をついてしまいがち。しかし、最後の最後までしっかりと終えてこそ、主催者としての仕事です。講演会終了後のマナーも覚えておきましょう。
主催した自分たち自身が、満足できることも重要な成功の秘訣。辛く長い準備期間の後には、大きな達成感や満足感が待っているはずです。
講演会を成功に導くための最後の方法は、アフターケアです。お客さん、講師、自分たち自身に対するアフターケアを行うことで、成功度はさらに高まります。